Документы по стандартизации

Конструкции металлические

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Система менеджмента качества
ВНУТРЕННИЕ АУДИТЫ

ПЛАНИРОВАНИЕ, ПРОВЕДЕНИЕ

СТО СМК 27-2004

Москва

2004

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ СТРОИТЕЛЬНЫХ МЕТАЛЛОКОНСТРУКЦИЙ ИМЕНИ Н.П. МЕЛЬНИКОВА

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Система менеджмента качества

ВНУТРЕННИЕ АУДИТЫ

Планирование, проведение

СТО СМК 27-2004

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ со дня утверждения его директором ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова» 20 февраля 2004 г.

3 ВВЕДЕН впервые

4 Разработка, согласование, утверждение, издание (тиражирование), обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

Настоящий стандарт разработан в развитие раздела «Руководства по качеству» - «Внутренние аудиты» в соответствии с требованиями стандартов организации СТО СМК 07-2004 «Стандарты организации. Порядок разработки, построения и оформления» и СТО СМК 28-2004 «Управление документацией и записями».

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «ЦНИИПСК

им. Мельникова»

___________ В.В. Ларионов

«20» 02 2004 г.

СТО СМК 22-2004

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Дата введения 2004-02-20

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок и последовательность действий при проведении внутренних аудитов (проверок) системы менеджмента качества (СМК).

При разработке стандарта учтены требования семейства международных стандартов ИСО 9000 модель 9001:2000, проекта ИСО 19011:2002 и ИСО 10011-1/2/3-93.

Настоящий стандарт предназначен для использования при планировании и проведении внутренних аудитов в институте и служит руководством для специалистов, осуществляющих внутренние аудиты, и обязателен для всех структурных подразделений и служб института.

2 Нормативные ссылки

ГОСТ Р ИСО 10011-1, 2, 3-93 Руководящие указания по проверке систем качества.

Часть 1. Проверка.

Часть 2. Квалификационные критерии для экспертов - аудиторов

Часть 3. Руководство программой проверок

ISO 19011 (Первое издание 2002-10-01)

Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования

СТО СМК 01-2004 Руководство по качеству

СТО СМК 04-2004 Мониторинг и измерение продукции

СТО СМК 07-2004 Стандарты организации. Порядок разработки, построения и оформления

СТО СМК 28-2004 Управление документацией и записями.

3 Термины и определения, сокращения

В настоящем стандарте и при проведении внутренних аудитов применяются следующие термины и определения:

3.1 внутренний аудит (проверка): Систематический, независимый и документированный процесс, позволяющий определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность внедрения мероприятий и их пригодность поставленным целям.

3.2 аудитор: Уполномоченный дирекцией специалист института, обладающий компетентностью для проведения внутреннего аудита.

3.3 руководитель группы аудита: Специалист из группы по проведению внутреннего аудита, назначенный дирекцией института, для руководства данным аудитом.

3.4 процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Процедура может быть документированная или недокументированная.

3.5 запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

3.6 рекомендация: Предложение, направленное на устранение выявленного несоответствия и/или его причин, не ухудшающего функционирование СМК. Разработка мероприятий желательна, но не является обязательной.

3.7 отклонение: Невыполнение установленного требования.

3.8 замечание: Выявленное отклонение в функционировании СМК, снижающее её эффективность.

3.9 несоответствие: Выявленное отклонение, то есть отсутствие одной или нескольких характеристик качества, пунктов и подпунктов элементов СМК на основе критериев качества, либо их отклонение от установленных требований стандарта.

3.10 наблюдение в ходе проверки качества: Констатация факта, сделанная в ходе проверки и основанная на объективном доказательстве.

Сокращения:

СМК - система менеджмента качества института ЦНИИПСК им. Мельникова

ОПР - ответственный представитель руководства ЦНИИПСК им. Мельникова по СМК, заместитель директора

ОС - отдел стандартизации

ГМК - группа менеджмента качества

РК - руководство по качеству

СТО - стандарт организации ЦНИИПСК им. Мельникова

4 Общие положения

4.1 Внутренние аудиты системы менеджмента качества проводятся со следующими целями:

- оценки эффективности функционирования СМК и определения возможностей и путей её улучшения;

- выявления несоответствий в СМК (процедурах, процессах, продукции) установленным требованиям;

- определения всех причин выявленных несоответствий (основных, дополнительных, сопутствующих);

- проверки и оценки эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих аудитов;

- улучшения проверяемой деятельности в подразделениях.

4.2 Аудит СМК должен быть:

- спланированный и последовательный;

- понятен персоналу;

- всесторонний и исчерпывающий, т.е. план проверки должен охватывать все действия, относящиеся к СМК;

- повторяющийся не реже одного раза в год, однако, это зависит от сложности работ и количества обнаруженных несоответствий;

- объективный и обоснованный;

- обеспечен системой отчетности и корректирующими мероприятиями с проверкой выполнения этих действий.

4.3 Аудиты могут осуществляться как персоналом группы менеджмента качества отдела ОС, так и специально подготовленными сотрудниками института.

4.4 В состав группы аудиторов должны включаться специалисты, отвечающие следующим требованиям:

- иметь высшее образование по одному из направлений работ;

- уметь общаться с людьми, устанавливать личные контакты, выслушивать собеседника, владеть собой;

- знать документы СМК, нормативные документы организации, методы проведения внутренних аудитов;

- уметь работать с документами, устно и письменно выражать свои мысли.

4.5 В целях постоянного совершенствования и повышения профессиональных навыков в проведении аудитов специалисты, вошедшие в сформированный состав аудиторов (приказ от 22.01.2001 № 7), проходят обучение на специальных курсах по СМК, а также, самостоятельно изучают нормативную и методическую документацию по системе менеджмента качества.

4.6 Результаты аудита являются основными входными данными для анализа СМК со стороны руководства.

5 Планирование внутренних аудитов

5.1 Объекты аудита

5.1.1 Основными объектами внутренних аудитов являются:

- процессы СМК института;

- качество работ (продукции);

- функционирование СМК в институте.

5.1.2 Аудит состояния процессов определяет способность стабильного выполнения процессов заданным требованиям по качеству, а также валидацию разработанных процессов.

5.1.3 Аудит качества работ (продукции) предназначен для определения степени выполнения тех требований к качеству, которые установлены договорами (контрактами), стандартами и другими нормативными документами, действие которых распространяется на данную продукцию.

Аудит качества работ (продукции) может быть составной частью аудита процесса.

5.1.4 При проверке функционирования СМК проверяют документацию СМК и фактическое выполнение требований, изложенных в ней.

5.1.5 Проверка документации СМК строится по следующим направлениям:

- проверяется документация с точки зрения соответствия требованиям, изложенным в РК, стандартах организации - СТО (СТП) и других документах, а также с точки зрения ее соответствия целям Политики в области качества;

- проверяются процедуры по управлению документацией на предмет утверждения, внедрения, внесения изменений, изъятия устаревшей и аннулированной документации;

- проверяется качество самой документации в отношении ее доступности и правильности формулировок требований, четкости изложения, наличия полного комплекта рисунков, таблиц, приложений и т.п.;

- проверяется наличие и состояние документации на рабочих местах;

- проверяется ведение записей по качеству (СТО СМК 28-2004).

5.2 Планирование аудитов

5.2.1 Внутренние аудиты (проверки) проводятся:

- в соответствии с планом, утвержденным в институте - плановый аудит;

- по указанию руководства института - внеплановый аудит;

- на основании требований заказчиков;

- перед проведением внешнего аудита третьей стороной с целью сертификации СМК.

5.2.2 Годовой план проведения внутренних аудитов СМК разрабатывает отдел стандартизации в начале года (I кв.). План согласовывает ОПР и утверждает директор института. Форма плана представлена в приложении А.

5.2.3 При разработке плана необходимо учитывать:

- важность и состояние процессов;

- степень выполнения требований ГОСТ Р ИСО 9001-2001, содержащихся в документах СМК;

- результаты анализа состояния СМК;

- результаты ранее проведенных внутренних аудитов;

- результаты внешних аудитов.

5.2.4 Основанием для внеплановых аудитов служат:

- появление (увеличение количества) замечаний или рекламаций в выпускаемой продукции;

- изменения в организационной структуре института;

- требование заказчика;

- изменение документации СМК;

- изменение экономических или социальных условий и др.

6 Последовательность работ при проведении внутреннего аудита

6.1 Отдел стандартизации, в соответствии с планом проведения внутренних аудитов, предлагает ОПР состав группы и руководителя группы по проведению аудита.

Специалисты проверяемых подразделений в состав участников группы не включаются. Численность группы по проведению аудита должна быть не менее двух человек.

6.2 Отдел стандартизации совместно с руководителем группы составляют Задание на проведение аудита. Задание утверждает ОПР. Форма Задания приведена в приложении Б.

6.3 В соответствии с утвержденным Заданием, аудитор проводит проверку, придерживаясь указанных в нем проверяемых разделов РК и документации.

6.4 По итогам проверки аудитор заполняет протоколы несоответствия или замечания на выявленные отклонения. Форма протокола несоответствия и протокола замечания приведена в приложениях В и Г соответственно.

6.5 Руководитель проверяемого подразделения подписывает протоколы несоответствия, замечания, указав в них корректирующие действия по каждому указанному отклонению и срок его выполнения.

6.6 Протоколы несоответствий, замечаний регистрируются в Листе учета протоколов, Лист учета хранится в папке вместе с протоколами в отделе ОС. Форма Листа учета протоколов несоответствия, замечания приведена в приложении Д.

6.7 При проведении следующей плановой или внеплановой проверки в данном подразделении аудитор проводит анализ выполнения корректирующих действий, указанных в протоколах несоответствия, замечания предыдущих аудитов. Аудитор и руководитель подразделения заканчивают оформление протоколов несоответствия, замечания предыдущих аудитов, заполнив графы о выполнении корректирующих действий.

В случае невыполнения в срок корректирующих действий аудитор сообщает об этом ОПР и начальнику ОС, которые предпринимают соответствующие действия.

6.8 Руководитель группы аудита оформляет отчет по проведенному аудиту. Отчет утверждает ОПР. Форма отчета приведена в приложении Е.

Отчет должен содержать:

- дату проведения аудита;

- объекты аудита (процессы, качество работ, документация СМК);

- результаты аудита (перечень выявленных отклонений: несоответствия, замечания, рекомендации);

- рекомендации по устранению отклонений (замечания, несоответствия с оформленными на них соответствующие корректирующие действия);

- заключение о степени соответствия или несоответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001, эффективности и результативности проверенных процессов;

- предложения по улучшению, если таковые удалось выработать в результате аудита;

- заключение о необходимости проведения повторного аудита.

6.9 Отчеты о проведенных аудитах рассматриваются и анализируются в отделе стандартизации.

Результаты анализа состояния СМК и предложения по ее улучшению рассматриваются на совещании у директора института с руководителями подразделений.

На основании этих результатов формируется раздел годового отчета «О финансово-хозяйственной деятельности» руководства института.

6.10 Материалы о проведенном аудите (отчет, задание, протоколы, лист учета) хранятся в отделе стандартизации не менее пяти лет.

7 Ответственность

7.1 Ответственность за планирование, организацию проведения и окончательное документирование внутренних аудитов (проверок) в институте возлагается на начальника отдела стандартизации. Контроль за проведением аудитов, оказание методической помощи и координацию всего процесса аудита возлагается на ОПР.

7.2 Аудитор несет ответственность за регистрацию и контроль выполнения корректирующих действий по устранению выявленных при проверках несоответствий и замечаний, а также за проведение проверки строго в соответствии с утвержденным заданием.

7.3 Руководители всех подразделений института несут ответственность:

- за организацию и сопровождение проверки в своем подразделении;

- за предоставление аудитору всех необходимых данных, в соответствии с утвержденным заданием;

- за доброжелательное отношение к аудиторам и содействие в их работе;

- эффективное и своевременное выполнение корректирующих действий.

Приложение А

(обязательное)

Форма плана проведения внутренних аудитов СМК

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «ЦНИИПСК

им. Мельникова»

В.В. Ларионов

«____» ___________ 200__г.

ПЛАН
проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества института на 200 __ год

Зам. директора института,

ответственный за систему

менеджмента качества                                                                                    А.А. Молчанов

Начальник отдела стандартизации                                                                С.И. Бочкова

Приложение Б

(обязательное)

Форма задания на проведение внутреннего аудита СМК

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора ЗАО «ЦНИИПСК

им. Мельникова», ответственный

за систему менеджмента качества

________________ А.А. Молчанов

«____» _________________ 200 __ г.

Задание на проведение внутреннего аудита системы менеджмента качества

1 Основание для аудита ____________________________________________________

^{(план, распоряжение)}

2 Руководитель группы аудита _______________________________________________

^{(фамилия, имя, отчество)}

Нач. отдела стандартизации _____________________

Приложение В

(обязательное)

Форма протокола несоответствия

Приложение Г

(обязательное)

Форма протокола замечания

Приложение Д

(обязательное)

Форма листа учета протоколов

Лист учета протоколов несоответствия, замечания

Ключевые слова: Система менеджмента качества, аудит внутренний, планирование, последовательность работ, ответственность